Perchè è necessario controllare quotidianamente la posta elettronica certificata (PEC)

Dal 30 giugno 2013 anche le imprese individuali hanno l’obbligo di iscrivere al Registro Imprese la propria casella di Posta Elettronica Certificata [PEC]. Tale obbligo è già in vigore dal 29 novembre 2011 per le società.

Da qualche mese è operativa la possibilità per gli avvocati di notificare in proprio gli atti utilizzando la posta elettronica certificata. Pertanto, in concreto, è già oggi possibile il ricevimento a mezzo PEC di decreti ingiuntivi, atti di precetto, atti di citazione ed altri atti che solitamente venivano recapitati dall’Ufficiale Giudiziario oppure dall’Ufficiale postale.

Tali notifiche sono valide e producono gli stessi effetti di legge di una notifica ordinaria.

Quindi tutte le Aziende sono invitate a controllare ogni giorno la propria casella di posta elettronica certificata. In difetto rischierebbero di vedersi notificare atti a loro insaputa in modo totalmente legale.

Per la validità della notifica non è infatti necessario che l’utente scarichi la posta ma basta che il gestore del servizio di PEC abbia ricevuto la comunicazione e che quindi l’email abbia raggiunto il server di posta.

Dal punto di vista pratico il destinatario della notifica riceve un messaggio di posta elettronica con degli allegati. Alcuni di questi avranno l’estensione .p7m (ad es. atto.pdf.p7m).

L’estensione .p7m significa che all’atto è stata apposta una firma digitale mediante apposito software (es.: Dike, Arubasign). Una volta apposta una firma digitale, l’estensione .p7m si sommerà a quella del file originario che è stato firmato: per esempio, l’estensione .doc.p7m indicherà un file .doc al quale è stata apposta una Firma Digitale.

Per poter leggere un file con estensione .p7m è necessario che, sul computer dal quale questo viene visualizzato, risulti installato apposito software per la verifica di file firmati digitalmente.Tali software sono, a titolo esemplificativo, DIKE o ARUBASIGN e sono scaricabili rispettivamente dal sito

https://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php e

http://www.pec.it/Download/Software/FirmaDigitale/ArubaSign2_6_3.exe .

Tutti i possessori di una casella di posta elettronica certificata dovrebbero installare uno dei software gratuiti sopra indicati.

Dopo aver letto il contenuto degli atti è necessario salvare il messaggio in ogni sua parte e soprattutto i suoi allegati (consiglio di creare una copia di sicurezza dei file ricevuti in allegato su cd rom o su chiavetta). Dopo aver messo in sicurezza i file contattate immediatamente lo Studio Legale affinchè io possa esaminare gli atti ed articolare la Vostra difesa.

A mezzo PEC possono infine essere inviate diffide, richieste di pagamento e comunicazioni di vario tipo valide a tutti gli effetti se sottoscritte con firma digitale dal mittente. Questo è possibile perchè la posta elettronica certificata garantisce la certezza del ricevimento del messaggio da parte del destinatario (come e meglio della raccomandata a.r.) e la firma digitale risulta essere equiparata alla firma autografa garantendo l’autenticità, il non ripudio nonchè l’integrità del messaggio.

Un motivo in più per imparare a conoscere meglio questi delicati e potentissimi strumenti e per controllare regolarmente la posta elettronica certificata.